In deze voorwaarden wordt het algemene kader voor de samenwerking met Gaia Amsterdam uiteengezet.

Elk project is anders, dus uw persoonlijke offerte, voorstel of contract bevat de specifieke details van uw project. Als er in een ondertekende projectovereenkomst iets afwijkt van deze algemene voorwaarden, heeft de projectovereenkomst voor dat project voorrang.

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

1. OVER GAIA

Gaia Amsterdam is een designgerichte ambachtelijke studio in Amsterdam, Nederland, die op maat gemaakte visuele ervaringen, objecten en details creëert voor merken, evenementen en zorgvuldig geselecteerde bruiloften.

Tot de diensten kunnen behoren: kalligrafie, illustratie, gravure, personalisatie, briefpapier, schilderkunst, borduurwerk, textielwerk en andere creatieve diensten.

2. AANVRAGEN ZIJN GEEN RESERVERINGEN

Het versturen van een aanvraag, het invullen van een contactformulier, het bespreken van een project of het ontvangen van een offerte houdt geen reservering van een datum in en biedt geen garantie op beschikbaarheid.

Een project wordt slechts één keer bevestigd:

er is overeenstemming bereikt over de omvang en de prijs;

de desbetreffende overeenkomst of het desbetreffende contract is ondertekend; en

de vereiste aanbetaling of voorschot is ontvangen.

Tot die tijd kan Gaia een ander project voor dezelfde datum aannemen.

Met name voor bruiloften is de datum nog niet vastgelegd door het indienen van een aanvraag of het ontvangen van een voorstel.

3. OFFERTES EN VOORSTELLEN

Offertes en voorstellen zijn gebaseerd op de informatie die op het moment van opstelling beschikbaar was.

Een offerte kan creatieve ontwikkeling, productie, materialen, voorbereiding, reiskosten, installatie, levering, tijd voor live-evenementen of andere projectspecifieke kosten omvatten.

Tenzij anders vermeld, zijn extra werkzaamheden of kosten die geen deel uitmaakten van de overeengekomen opdrachtomvang niet in de offerte inbegrepen.

Offertes zijn geldig gedurende de in de offerte vermelde periode. Indien er geen geldigheidsduur is vermeld, kan Gaia de offerte herzien indien het project niet binnen een redelijke termijn is bevestigd.

4. CREATIEF WERK OP MAAT

De meeste Gaia-projecten worden speciaal voor de klant op maat gemaakt.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste informatie, specificaties, namen, spelling, data, hoeveelheden, adressen en andere gegevens die nodig zijn om het project te voltooien.

Zodra de productie van start is gegaan, kunnen wijzigingen als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie die door de klant is verstrekt, leiden tot extra kosten en/of wijzigingen in de leverdatum.

Aangezien een groot deel van Gaia’s werk met de hand wordt vervaardigd, horen kleine variaties in het letterwerk, de beschildering, de gravure, het stikwerk, de materialen en andere fysieke details bij het proces en zijn deze niet per se gebreken.

5. CREATIEVE AANSTURING & GOEDKEURING

Indien van toepassing zal Gaia schetsen, ontwerpen, proefdrukken of ander visueel materiaal ter goedkeuring voorleggen voordat de productie van start gaat.

De klant is verantwoordelijk voor het controleren van goedgekeurde ontwerpen, teksten, namen, datums, hoeveelheden en andere details.

Zodra een ontwerp is goedgekeurd en de productie is gestart, kunnen wijzigingen extra kosten met zich meebrengen.

Goedkeuring van een ontwerp houdt in dat Gaia kan overgaan tot productie op basis van de goedgekeurde versie.

6. KOSTEN EN BETALING

De betalingsvoorwaarden worden vermeld in de betreffende offerte of het betreffende contract.

Bij projecten op maat kan het zijn dat er een aanbetaling of voorschot moet worden gedaan voordat met de werkzaamheden wordt begonnen.

De aanbetaling dient als garantie voor het project en zorgt ervoor dat de overeengekomen productietermijn of evenementdatum wordt gereserveerd zodra de overeenkomst is ondertekend.

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, wordt pas met de werkzaamheden begonnen nadat de vereiste betaling is ontvangen.

Het resterende bedrag dient te worden voldaan volgens het betalingsschema dat in de offerte of het contract is vermeld.

Bij te late betaling kunnen extra rente, incassokosten of opschorting van de werkzaamheden in rekening worden gebracht, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

7. ANNULERING EN UITSTEL

De voorwaarden voor annulering en uitstel worden vastgelegd in de desbetreffende projectovereenkomst.

Aangezien Gaia voor elk project specifiek tijd reserveert voor creatieve werkzaamheden en productie, kunnen aanbetalingen en voorschotten mogelijk niet worden terugbetaald indien dit in de overeenkomst is vermeld.

Als een bruiloft of evenement wordt uitgesteld, zal Gaia zich redelijkerwijs inspannen om rekening te houden met de nieuwe datum, maar de beschikbaarheid kan niet worden gegarandeerd.

Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht wanneer uitstel ertoe leidt dat werkzaamheden moeten worden herschikt, herontworpen, opnieuw uitgevoerd of op een andere manier herhaald.

8. TIJDSCHEMA’S EN LEVERING

De geschatte doorlooptijden zijn gebaseerd op de overeengekomen projectomvang en de informatie die beschikbaar was op het moment dat de offerte werd opgesteld.

Gaia zal zich redelijkerwijs inspannen om de overeengekomen deadlines na te komen.

Vertragingen als gevolg van te late goedkeuringen, ontbrekende informatie, door de klant gevraagde wijzigingen, externe leveranciers, locaties, drukkerijen, koeriersdiensten of omstandigheden waarop Gaia redelijkerwijs geen invloed heeft, kunnen van invloed zijn op de leverdatum.

Wanneer Gaia verantwoordelijk is voor het regelen van productie door derden, zoals drukwerk, graveren of gespecialiseerde fabricage, blijft de derde partij verantwoordelijk voor haar eigen productieproces en levering zodra de opdracht aan haar is verstrekt.

9. LIVE-EVENEMENTEN & PERSONALISERING

Voor live-kalligrafie, graveren, schilderen, borduren, personalisatie en andere evenementendiensten omvat de overeengekomen boekingsperiode de in de offerte vermelde tijd.

Eventuele extra tijd die ter plaatse wordt aangevraagd of nodig is, kan tegen het geldende uurtarief in rekening worden gebracht.

Opbouw, afbouw, reistijd, wachttijd, veiligheidsprocedures, toegangsbeperkingen en andere evenementgerelateerde tijdsbesteding kunnen in rekening worden gebracht indien dit in de offerte is vermeld.

De klant of evenementorganisator is ervoor verantwoordelijk dat Gaia beschikt over passende toegang, werkruimte, verlichting, stroomvoorziening en andere redelijke voorzieningen die nodig zijn voor de overeengekomen dienstverlening.

10. REIS- EN OVERIGE KOSTEN

Reiskosten, verblijfskosten, parkeerkosten, koeriersdiensten, verzendkosten, gespecialiseerde materialen, zaalkosten en andere kosten van derden kunnen bovenop het creatieve honorarium in rekening worden gebracht, indien dit in de offerte is vermeld.

Bij internationale projecten kunnen ook douanekosten, invoerrechten, belastingen of andere heffingen van toepassing zijn; deze worden toegerekend zoals overeengekomen in de desbetreffende offerte of het desbetreffende contract.

11. EXTERNE LEVERANCIERS

Gaia kan samenwerken met drukkerijen, fabrikanten, koeriersdiensten, evenementenlocaties, evenementenbureaus en andere leveranciers.

Indien de klant rechtstreeks een overeenkomst sluit met een derde partij, is Gaia niet verantwoordelijk voor de prestaties van die leverancier.

Wanneer Gaia namens de klant een leverancier inschakelt, zal Gaia redelijke zorgvuldigheid betrachten bij de selectie en het beheer van die leverancier, maar kan zij geen garantie geven voor de prestaties van die derde partij.

12. INTELLECTUEEL EIGENDOM

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, berust het auteursrecht op originele creatieve werken die door Gaia zijn geproduceerd bij Gaia.

De betaling voor een project in opdracht houdt niet automatisch in dat het auteursrecht aan de opdrachtgever wordt overgedragen.

De klant verkrijgt de rechten die specifiek zijn overeengekomen in de offerte, de overeenkomst of de licentie.

Voor elk commercieel gebruik, elke reproductie, publicatie, gebruik in campagnes, reclame, verpakking, merchandising of ander uitgebreid gebruik kan een afzonderlijke licentie of vergoeding vereist zijn.

De klant mag de originele illustraties van Gaia niet reproduceren, wijzigen, doorverkopen of commercieel exploiteren buiten het overeengekomen gebruik om, zonder schriftelijke toestemming.

13. DOOR DE KLANT AANGELEVERD MATERIAAL

Indien de klant beeldmateriaal, logo’s, foto’s, tekst, illustraties, lettertypes of ander materiaal aanlevert, bevestigt de klant dat hij over de nodige rechten en toestemmingen beschikt zodat Gaia dit materiaal voor het overeengekomen project kan gebruiken.

De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle vorderingen die voortvloeien uit door hem aangeleverd materiaal.

14. PORTEFEUILLE & DOCUMENTATIE

Gaia mag voltooide werken fotograferen of filmen voor gebruik in haar portfolio, op haar website, op sociale media, in publicaties en voor promotiedoeleinden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Bij projecten op het gebied van merken, evenementen en bruiloften zal Gaia redelijke zorgvuldigheid in acht nemen om geen vertrouwelijke informatie of persoonlijke gegevens te publiceren wanneer uitdrukkelijk om vertrouwelijkheid is verzocht.

Indien een project vertrouwelijk is of onder een geheimhoudingsovereenkomst valt, heeft de desbetreffende overeenkomst voorrang.

15. VERTROUWELIJKHEID

Gaia zal vertrouwelijke projectinformatie die door klanten wordt verstrekt, vertrouwelijk behandelen en zal deze niet bewust aan derden bekendmaken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het project of wettelijk verplicht is.

Klanten wordt eveneens verzocht geen vertrouwelijke concepten, nog niet gepubliceerd beeldmateriaal, prijsinformatie of andere vertrouwelijke informatie die eigendom is van Gaia te delen.

16. HANDGEMAAKT WERK & VARIATIES IN MATERIALEN

Gaia’s werk wordt met de hand gemaakt en er kunnen natuurlijke, tactiele of variabele materialen in worden verwerkt.

Kleine verschillen in kleur, textuur, plaatsing, stiksels, penseelstreken, graveerdiepte, belettering of andere kenmerken van handwerk zijn inherent aan het productieproces.

Deze afwijkingen vormen geen tekortkoming bij de oplevering van het overeengekomen werk, mits het eindresultaat in overeenstemming blijft met het goedgekeurde concept.

17. AANSPRAKELIJKHEID

Gaia zal haar diensten met de nodige zorgvuldigheid en vakkundigheid uitvoeren.

Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, is Gaia niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade die voortvloeit uit een project.

Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit wanneer deze wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt.

Eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen die van toepassing zijn op een bepaald project, worden, indien van toepassing, in de desbetreffende overeenkomst vastgelegd. 18. OVERMACHT

Gaia is niet aansprakelijk voor vertragingen of het niet kunnen nakomen van haar verplichtingen als gevolg van omstandigheden waarop zij redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen, waaronder ernstige ziekte, ongevallen, natuurrampen, brand, verstoringen in het vervoer, stakingen, overheidsbeperkingen, tekortkomingen van leveranciers of andere onvoorziene gebeurtenissen.

Indien een project door dergelijke omstandigheden wordt beïnvloed, zal Gaia hierover met de klant overleggen en zich redelijkerwijs inspannen om een passende oplossing te vinden.

19. SAMENWERKEN MET BRUILOFTSPLANNERS, ONTWERPERS EN BUREAUS

Wanneer Gaia wordt ingeschakeld via een weddingplanner, evenementenorganisator, stylist, bureau of andere tussenpersoon, worden de overeengekomen werkzaamheden, betalingsvoorwaarden en verantwoordelijkheden schriftelijk vastgelegd.

De partij die in de desbetreffende overeenkomst als opdrachtgever wordt aangeduid, blijft verantwoordelijk voor de in die overeenkomst vastgelegde verplichtingen, tenzij anders is overeengekomen.

20. TOEPASSELIJK RECHT

Op deze voorwaarden is het Nederlandse recht van toepassing.

Indien een geschil niet via redelijke onderhandelingen kan worden opgelost, kunnen de partijen de zaak voorleggen aan de bevoegde rechtbanken in Nederland, met inachtneming van eventuele dwingende regels inzake consumentenbescherming die van toepassing kunnen zijn.

21. WIJZIGINGEN IN DEZE VOORWAARDEN

Gaia kan deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd aanpassen.

De versie die op een project van toepassing is, is de versie die is verstrekt of beschikbaar is gesteld voordat de desbetreffende overeenkomst is gesloten.

22. CONTACT

Vragen over deze voorwaarden kunt u sturen naar:

Gaia Amsterdam

Amsterdam, Nederland

contact@gaia-amsterdam.nl